Eine Arbeitsanweisung erstellen und schreiben

Tobias Rebel
Arbeitsanweisung erstellen und schreiben

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Duncan Hamra
March 15th 2022
Inhaltsverzeichnis

Was ist eine Arbeitsanweisung?

Unter einer Arbeitsanweisung versteht man eine Vorgabe oder Regelung, die sich auf den Aufgabenbereich des Arbeitnehmers bezieht. Dies erfolgt meist in Form einer Checkliste. Eine Arbeitsanweisung wird verwendet, wenn eine Aufgabe nach einem gewissen Schema erledigt werden muss und wenn ein neuer Mitarbeiter eingearbeitet wird. Auf diese Weise werden die im Arbeitsvertrag festgelegten Aufgaben des Arbeitnehmers verdeutlicht. Eine Arbeitsanweisung ist rechtlich bindend und der Arbeitnehmer muss den Anweisungen, welche vom Arbeitgeber bestimmt wurden Folge leisten.

Warum sind Arbeitsanweisungen so wichtig?

Mit Hilfe von Arbeitsanweisungen kann man einen reibungslosen Arbeitsablauf innerhalb eines Unternehmens gewährleisten, die Stetigkeit der Qualität der produzierten Güter überprüfen und die Arbeitnehmer zu selbstständiger Arbeit motivieren. Durch die Vorgabe einer Arbeitsanweisung kann sich der Arbeitgeber darauf verlassen, dass die gleiche Arbeit immer nach dem gleichen Schema erledigt wird und alle Arbeitsschritte befolgt werden. Darüber hinaus werden in der Anweisung auch über Sicherheitsstandards festgelegt. So wird das sichere Arbeiten der Mitarbeiter bestimmt und Arbeitsunfälle oder Erkrankungen, die auf den Arbeitsalltag zurückzuführen sind, werden vermieden. Bei Fragen von Aufgabenstellung oder der Methode des Arbeitsvorgehens können sich Mitarbeiter nach der Arbeitsanweisung richten, die sie vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt bekommen haben. Da die einzelnen Arbeitsschritte in der Arbeitsanweisung genau beschrieben sind, kann die Arbeit immer nach dem gleichen Ablauf verrichtet werden. So werden Fehler vermieden. Darüber hinaus garantiert die Nutzung von Arbeitsanweisungen eine gleichbleibende Qualität und hilft dabei Kosten zu minimieren.

Das Erstellen einer Arbeitsanweisung

Eine Arbeitsanweisung sollte leicht verständlich geschrieben sein, um Missverständnisse bei der Ausführung der Arbeit zu vermeiden. Eine Arbeitsanweisung sollte sowohl dem Arbeitgeber dienen als auch den Arbeitnehmer in seiner Arbeit unterstützen. Obwohl der Arbeitnehmer bei der Erstellung einer Arbeitsanweisung kein Mitspracherecht hat, ist es nichtsdestotrotz von äußerster Wichtigkeit, dass die Arbeitsanweisung beiden Parteien dienlich ist.

Erstellen Sie Arbeitsanweisungen mit Manual Rebel im Handumdrehen:

Wer erstellt die Arbeitsanweisung?

Eigentlich kann jeder die Arbeitsanweisung ausformulieren. Allerdings sollte sie vom Vorgesetzten oder vom Arbeitgeber gegengelesen werden, um zu überprüfen, ob sie inhaltlich korrekt ist und alle Schritte in der Arbeitsanweisung enthalten sind. Gegebenenfalls hält die verantwortliche Person Rücksprache mit den Fachkräften der jeweiligen Abteilungen, um ihre Richtigkeit zu gewährleisten und zu garantieren, dass alle wichtigen Schritte zur Ausführung eines Arbeitsvorgangs enthalten sind. Der Vorgesetzte unterzeichnet die Arbeitsanweisung dann, um dieser ihre Gültigkeit zu verleihen. Durch die Unterschrift wird die Arbeitsanweisung rechtsgültig. Die Arbeitsanweisung wird also vom Arbeitgeber für die Arbeitnehmer zur Verfügung gestellt. 

Wie erstellt man eine Arbeitsanweisung?

Bei der Erstellung einer Arbeitsanweisung sollte ein gewisses Schema verwendet werden, damit keine Schritte ausgelassen werden. Eine übersichtliche Checkliste mit allen Inhalten bietet sich hier an, da diese sinnvoll und Schritt für Schritt abgearbeitet werden kann. Eine digitale Arbeitsanweisung wird mit Hilfe einer entsprechenden Software formuliert. Dazu geben wir Ihnen nähere Informationen im unteren Bereich dieses Artikels. Der Vorteil einer digitalen Arbeitsanweisung ist, dass Schritte im Nachhinein ergänzt oder verbessert werden können. Die Erfahrung der Mitarbeiter kann also in diesem Fall in das Erstellen einer Arbeitsanweisung mit einbezogen werden.

Aufbau einer Arbeitsanweisung

Eine Arbeitsanweisung sollte immer denselben Aufbau haben. In diesem Aufbau sollten die fundamentalen Fragen der auszuführenden Arbeit geklärt sein. Im Folgenden haben wir einen Leitfaden für Sie zusammengestellt.

Wer erledigt die Arbeit?

Hier wird festgelegt welcher Mitarbeiter oder welche Abteilung des Unternehmens die Arbeit zu erledigen hat. Auf diese Weise wird Mehrarbeit oder das Vergessen von zu erledigenden Aufgaben vermieden.

Welche Arbeit soll erledigt werden?

In diesem Abschnitt wird genau beschrieben, welche Arbeit durchgeführt werden soll. Der Abschnitt sollte alle wichtigen Informationen enthalten und leicht verständlich sein.

Was ist der Zweck dieser Arbeit?

In diesem Abschnitt wird die Absicht oder der Zweck der Arbeit aufgeschlüsselt und warum die Vorgehensweise den Schritten in der Arbeitsanweisung entsprechen soll. Somit erlangen die Mitarbeiter ein besseres Verständnis über diese Arbeit und führen diese gewissenhafter und motivierter durch.

Wie soll die Arbeit erledigt werden?

Hier werden die einzelnen Arbeitsschritte detailliert beschrieben. Es ist wichtig, sich mit den Fachkräften des Unternehmens abzusprechen. So kann der Arbeitgeber sichergehen, dass alle Fachbegriffe richtig verwendet werden und es zu keinen Irrtümern kommt.

Womit wird die Arbeit erledigt?

Hier wird dem Mitarbeiter erklärt welche Systeme, Werkzeuge, Softwares oder Geräte zur Erledigung der Arbeit benutzt werden sollen. Diese Vorgaben sollten schnörkellos und eindeutig erfolgen.

Wo wird die Arbeit ausgeführt?

Um Missverständnisse vorzubeugen, wird in diesem Abschnitt genau beschrieben, an welchem Arbeitsplatz die zu erledigende Arbeit ausgeführt werden soll.

Wieviel soll hergestellt werden?

Besonders wenn es sich um ein physisches Produkt handelt, muss in der Arbeitsanweisung stehen, wieviel davon gefertigt werden soll. Die Angaben sollen Hand und Fuß haben und im Rahmen der Möglichkeiten der Mitarbeiter liegen. Die Zahlen, die in diesem Abschnitt verwendet werden, um die Menge des herzustellenden Produkts anzugeben, beruhen in den meisten Fällen auf vorhandene Daten des Unternehmens.

Wie lange soll der Arbeitsvorgang dauern?

In diesem Bereich wird festgelegt, wieviel Zeit jeder einzelne Arbeitsschritt dauern soll und wie viel Zeit der gesamte Arbeitsvorgang in Anspruch nehmen sollte. Die Vorgaben richten sich hier nach dem Normalfall und Abweichungen sollten erlaubt sein. Die Zeitvorgabe sollte realistisch sein und die Mitarbeiter sollten nicht unter Druck gesetzt sein, um ein optimales Endprodukt zu erhalten.

Wie qualitativ hochwertig soll das Ergebnis des Arbeitsvorgangs sein?

Durch die Vorgabe der Qualität wird die Kontinuität des Produkts gewährleistet. Durch das Festlegen von Qualitätsstandards kann die Arbeit vom Arbeitgeber besser bewertet werden und eventuelle Verbesserungsvorschläge effektiver vermittelt werden. 

Welche Sicherheitsvorkehrungen müssen während der Erledigung der Arbeit eingehalten werden?

Die Frage nach der Arbeitssicherheit sollte in der Arbeitsanweisung eine wichtige Rolle spielen. Muss beispielsweise Schutzkleidung bei der Bedienung gewisser Geräte getragen werden? Durch die Festlegung der Sicherheitsstandards während eines Arbeitsvorgangs, werden arbeitsspezifische Unfälle vermieden und das Wohlbefinden der Mitarbeiter priorisiert.

Rechtliches zum Thema Arbeitsanweisung

Da eine Arbeitsanweisung durch die Unterschrift des Arbeitgebers rechtsverbindlich ist, basieren die Bestimmungen einer Arbeitsanweisung ebenfalls auf rechtlichen Grundlagen. Die Arbeitsanweisung gilt als Weisung, die vom Arbeitgeber an den Arbeitnehmer gestellt wird.

Die Details, die in einer Arbeitsanweisung bestimmt sind, müssen sich innerhalb der Bestimmungen bewegen, die im Arbeitsvertrag der Mitarbeiter festgelegt sind, sowie den Tarifvertrag und die Betriebsvereinbarung erfüllen. Wenn eine Arbeitsanweisung diese Anforderungen nicht erfüllt, muss der Arbeitnehmer sie auch nicht ausführen (§ 106 Satz 1 GeWo). Allerdings muss der Arbeitnehmer gerichtlich prüfen lassen, ob die Arbeitsanweisung tatsächlich nicht den Vorgaben entspricht. Dies hat die Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts 2017 so entschieden. Wenn der Arbeitnehmer die Arbeitsanweisung einfach so verweigert, ohne die infrage stehende Arbeitsanweisung rechtlich prüfen zu lassen, droht ihm die Kündigung oder eine Abmahnung. Denn bei der Arbeitsanweisung handelt es sich um eine arbeitsvertragliche Leistungsverpflichtung.

Die Arbeitsanweisung geht vom Arbeitgeber aus und der Arbeitnehmer genießt in diesem Fall kein Mitspracherecht, sondern hat die Pflicht der Anweisung nachzukommen und seinen Arbeitsvorgang daran anzupassen. Allerdings darf eine Arbeitsanweisung nicht willkürlich vom Arbeitgeber geschrieben werden, sondern sollte den Arbeitnehmer in seiner Arbeit unterstützen und anleiten. Nur so kann ein optimales Ergebnis erzielt werden. Darüber hinaus sollte die Arbeitsanweisung sachlich und klar formuliert werden, sodass der Arbeitnehmer selbstständig danach handeln kann und keine Missverständnisse entstehen. 

Digitale Arbeitsanweisungen mit Software erstellen

Eine Arbeitsanweisung erstellen und schreiben

Verwalten und Erstellen Sie Arbeitsanweisungen und Anleitungen super einfach mit unserer Anwendung:

Durch Arbeitsanweisungen wird der reibungslose Ablauf innerhalb eines Unternehmens gewährleistet, verschafft Klarheit und fördert Effizienz und Produktivität. In der heutigen Zeit funktioniert das Erstellen einer Arbeitsanweisung am besten digital mit Hilfe einer innovativen Software.

Die SaaS-Lösung von Manual Rebel bietet eine benutzerfreundliche und intuitive Anwendung zum bei der Erfassung von Verwaltung von Wissen. Egal ob es um die Erstellung von Arbeitsanweisungen, Anleitungen, Handbüchern oder ähnlichem geht. Die Datenverwaltung ist super simpel. Die App erleichtert Ihnen den Prozess der Erstellung mit folgenden Vorteilen und Funktionen:

Keine Einarbeitung

Manual Rebel ist selbsterklärend aufgebaut und einfach zu bedienen. Mitarbeiter müssen nicht erst für die Nutzung der Software geschult werden.

Immer die volle Kontrolle

Die Inhaltsstruktur ist auf einen Blick klar und übersichtlich.

Schnittstellenübergreifende Nutzung

Digitale und manuelle Abläufe werden synchron in der App und im Browser abgebildet und strukturiert. Nutzung per App oder Browser.

Einzigartige Benutzererfahrung

Das moderne Design ist angenehm für das Auge und bindet alle Medienformate wie Videos, Bildschirmaufnahmen, Bilder und Audios mit ein.

Sparen Sie viel Zeit

Mit Manual Rebel können Sie Ihre Produktivität um bis zu 90 % steigern.

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Mit der effizienten und innovativen Software von Manual Rebel können Sie ganz einfach die Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens steigern und sich mit Ihren Mitarbeitern vernetzen. So wird sämtliches Wissen in Ihrem Unternehmen gesammelt und ist jederzeit abrufbar.

Was ist eine Arbeitsanweisung?

Unter einer Arbeitsanweisung versteht man eine Vorgabe oder Regelung, die sich auf den Aufgabenbereich des Arbeitnehmers bezieht. Dies erfolgt meist in Form einer Checkliste. Eine Arbeitsanweisung wird verwendet, wenn eine Aufgabe nach einem gewissen Schema erledigt werden muss und wenn ein neuer Mitarbeiter eingearbeitet wird. Auf diese Weise werden die im Arbeitsvertrag festgelegten Aufgaben des Arbeitnehmers verdeutlicht. Eine Arbeitsanweisung ist rechtlich bindend und der Arbeitnehmer muss den Anweisungen, welche vom Arbeitgeber bestimmt wurden Folge leisten.

Warum sind Arbeitsanweisungen so wichtig?

Mit Hilfe von Arbeitsanweisungen kann man einen reibungslosen Arbeitsablauf innerhalb eines Unternehmens gewährleisten, die Stetigkeit der Qualität der produzierten Güter überprüfen und die Arbeitnehmer zu selbstständiger Arbeit motivieren. Durch die Vorgabe einer Arbeitsanweisung kann sich der Arbeitgeber darauf verlassen, dass die gleiche Arbeit immer nach dem gleichen Schema erledigt wird und alle Arbeitsschritte befolgt werden. Darüber hinaus werden in der Anweisung auch über Sicherheitsstandards festgelegt. So wird das sichere Arbeiten der Mitarbeiter bestimmt und Arbeitsunfälle oder Erkrankungen, die auf den Arbeitsalltag zurückzuführen sind, werden vermieden. Bei Fragen von Aufgabenstellung oder der Methode des Arbeitsvorgehens können sich Mitarbeiter nach der Arbeitsanweisung richten, die sie vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt bekommen haben. Da die einzelnen Arbeitsschritte in der Arbeitsanweisung genau beschrieben sind, kann die Arbeit immer nach dem gleichen Ablauf verrichtet werden. So werden Fehler vermieden. Darüber hinaus garantiert die Nutzung von Arbeitsanweisungen eine gleichbleibende Qualität und hilft dabei Kosten zu minimieren.

Das Erstellen einer Arbeitsanweisung

Eine Arbeitsanweisung sollte leicht verständlich geschrieben sein, um Missverständnisse bei der Ausführung der Arbeit zu vermeiden. Eine Arbeitsanweisung sollte sowohl dem Arbeitgeber dienen als auch den Arbeitnehmer in seiner Arbeit unterstützen. Obwohl der Arbeitnehmer bei der Erstellung einer Arbeitsanweisung kein Mitspracherecht hat, ist es nichtsdestotrotz von äußerster Wichtigkeit, dass die Arbeitsanweisung beiden Parteien dienlich ist.

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Wer erstellt die Arbeitsanweisung?

Eigentlich kann jeder die Arbeitsanweisung ausformulieren. Allerdings sollte sie vom Vorgesetzten oder vom Arbeitgeber gegengelesen werden, um zu überprüfen, ob sie inhaltlich korrekt ist und alle Schritte in der Arbeitsanweisung enthalten sind. Gegebenenfalls hält die verantwortliche Person Rücksprache mit den Fachkräften der jeweiligen Abteilungen, um ihre Richtigkeit zu gewährleisten und zu garantieren, dass alle wichtigen Schritte zur Ausführung eines Arbeitsvorgangs enthalten sind. Der Vorgesetzte unterzeichnet die Arbeitsanweisung dann, um dieser ihre Gültigkeit zu verleihen. Durch die Unterschrift wird die Arbeitsanweisung rechtsgültig. Die Arbeitsanweisung wird also vom Arbeitgeber für die Arbeitnehmer zur Verfügung gestellt. 

Wie erstellt man eine Arbeitsanweisung?

Bei der Erstellung einer Arbeitsanweisung sollte ein gewisses Schema verwendet werden, damit keine Schritte ausgelassen werden. Eine übersichtliche Checkliste mit allen Inhalten bietet sich hier an, da diese sinnvoll und Schritt für Schritt abgearbeitet werden kann. Eine digitale Arbeitsanweisung wird mit Hilfe einer entsprechenden Software formuliert. Dazu geben wir Ihnen nähere Informationen im unteren Bereich dieses Artikels. Der Vorteil einer digitalen Arbeitsanweisung ist, dass Schritte im Nachhinein ergänzt oder verbessert werden können. Die Erfahrung der Mitarbeiter kann also in diesem Fall in das Erstellen einer Arbeitsanweisung mit einbezogen werden.

Aufbau einer Arbeitsanweisung

Eine Arbeitsanweisung sollte immer denselben Aufbau haben. In diesem Aufbau sollten die fundamentalen Fragen der auszuführenden Arbeit geklärt sein. Im Folgenden haben wir einen Leitfaden für Sie zusammengestellt.

Wer erledigt die Arbeit?

Hier wird festgelegt welcher Mitarbeiter oder welche Abteilung des Unternehmens die Arbeit zu erledigen hat. Auf diese Weise wird Mehrarbeit oder das Vergessen von zu erledigenden Aufgaben vermieden.

Welche Arbeit soll erledigt werden?

In diesem Abschnitt wird genau beschrieben, welche Arbeit durchgeführt werden soll. Der Abschnitt sollte alle wichtigen Informationen enthalten und leicht verständlich sein.

Was ist der Zweck dieser Arbeit?

In diesem Abschnitt wird die Absicht oder der Zweck der Arbeit aufgeschlüsselt und warum die Vorgehensweise den Schritten in der Arbeitsanweisung entsprechen soll. Somit erlangen die Mitarbeiter ein besseres Verständnis über diese Arbeit und führen diese gewissenhafter und motivierter durch.

Wie soll die Arbeit erledigt werden?

Hier werden die einzelnen Arbeitsschritte detailliert beschrieben. Es ist wichtig, sich mit den Fachkräften des Unternehmens abzusprechen. So kann der Arbeitgeber sichergehen, dass alle Fachbegriffe richtig verwendet werden und es zu keinen Irrtümern kommt.

Womit wird die Arbeit erledigt?

Hier wird dem Mitarbeiter erklärt welche Systeme, Werkzeuge, Softwares oder Geräte zur Erledigung der Arbeit benutzt werden sollen. Diese Vorgaben sollten schnörkellos und eindeutig erfolgen.

Wo wird die Arbeit ausgeführt?

Um Missverständnisse vorzubeugen, wird in diesem Abschnitt genau beschrieben, an welchem Arbeitsplatz die zu erledigende Arbeit ausgeführt werden soll.

Wieviel soll hergestellt werden?

Besonders wenn es sich um ein physisches Produkt handelt, muss in der Arbeitsanweisung stehen, wieviel davon gefertigt werden soll. Die Angaben sollen Hand und Fuß haben und im Rahmen der Möglichkeiten der Mitarbeiter liegen. Die Zahlen, die in diesem Abschnitt verwendet werden, um die Menge des herzustellenden Produkts anzugeben, beruhen in den meisten Fällen auf vorhandene Daten des Unternehmens.

Wie lange soll der Arbeitsvorgang dauern?

In diesem Bereich wird festgelegt, wieviel Zeit jeder einzelne Arbeitsschritt dauern soll und wie viel Zeit der gesamte Arbeitsvorgang in Anspruch nehmen sollte. Die Vorgaben richten sich hier nach dem Normalfall und Abweichungen sollten erlaubt sein. Die Zeitvorgabe sollte realistisch sein und die Mitarbeiter sollten nicht unter Druck gesetzt sein, um ein optimales Endprodukt zu erhalten.

Wie qualitativ hochwertig soll das Ergebnis des Arbeitsvorgangs sein?

Durch die Vorgabe der Qualität wird die Kontinuität des Produkts gewährleistet. Durch das Festlegen von Qualitätsstandards kann die Arbeit vom Arbeitgeber besser bewertet werden und eventuelle Verbesserungsvorschläge effektiver vermittelt werden. 

Welche Sicherheitsvorkehrungen müssen während der Erledigung der Arbeit eingehalten werden?

Die Frage nach der Arbeitssicherheit sollte in der Arbeitsanweisung eine wichtige Rolle spielen. Muss beispielsweise Schutzkleidung bei der Bedienung gewisser Geräte getragen werden? Durch die Festlegung der Sicherheitsstandards während eines Arbeitsvorgangs, werden arbeitsspezifische Unfälle vermieden und das Wohlbefinden der Mitarbeiter priorisiert.

Rechtliches zum Thema Arbeitsanweisung

Da eine Arbeitsanweisung durch die Unterschrift des Arbeitgebers rechtsverbindlich ist, basieren die Bestimmungen einer Arbeitsanweisung ebenfalls auf rechtlichen Grundlagen. Die Arbeitsanweisung gilt als Weisung, die vom Arbeitgeber an den Arbeitnehmer gestellt wird.

Die Details, die in einer Arbeitsanweisung bestimmt sind, müssen sich innerhalb der Bestimmungen bewegen, die im Arbeitsvertrag der Mitarbeiter festgelegt sind, sowie den Tarifvertrag und die Betriebsvereinbarung erfüllen. Wenn eine Arbeitsanweisung diese Anforderungen nicht erfüllt, muss der Arbeitnehmer sie auch nicht ausführen (§ 106 Satz 1 GeWo). Allerdings muss der Arbeitnehmer gerichtlich prüfen lassen, ob die Arbeitsanweisung tatsächlich nicht den Vorgaben entspricht. Dies hat die Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts 2017 so entschieden. Wenn der Arbeitnehmer die Arbeitsanweisung einfach so verweigert, ohne die infrage stehende Arbeitsanweisung rechtlich prüfen zu lassen, droht ihm die Kündigung oder eine Abmahnung. Denn bei der Arbeitsanweisung handelt es sich um eine arbeitsvertragliche Leistungsverpflichtung.

Die Arbeitsanweisung geht vom Arbeitgeber aus und der Arbeitnehmer genießt in diesem Fall kein Mitspracherecht, sondern hat die Pflicht der Anweisung nachzukommen und seinen Arbeitsvorgang daran anzupassen. Allerdings darf eine Arbeitsanweisung nicht willkürlich vom Arbeitgeber geschrieben werden, sondern sollte den Arbeitnehmer in seiner Arbeit unterstützen und anleiten. Nur so kann ein optimales Ergebnis erzielt werden. Darüber hinaus sollte die Arbeitsanweisung sachlich und klar formuliert werden, sodass der Arbeitnehmer selbstständig danach handeln kann und keine Missverständnisse entstehen. 

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